3月26日、バクラク申請・経費精算の「回収した請求書」機能が大幅にアップデートされます。そちらに伴い、「URLやメールで回収した書類ファイルの申請」業務の操作方法が変わります。

こちらのお知らせ内に、どのように変更が行われるか記載をします。

「回収した請求書」機能とは？
バクラク申請で「支払申請」をご契約いただいている企業様に提供している機能です。バクラクで発行したURL、メールアドレスに書類をアップロードした際、バクラクに直接取り込まれる機能となります。

今回のアップデートに伴い、支払申請をご利用いただいていない企業様でもご利用できるようになります。

変更内容

「回収した請求書」画面は「ファイル管理」画面と「メール受取」画面に変わります。画面変更に伴って、利用できる機能も大きく変わります。

変更の概要はこちらのお知らせ資料をご覧ください。

メニューの変更

「回収した請求書」画面は「ファイル管理」画面と「メール受取」画面に変わります。

支払申請をご利用いただいていない企業様は、新しく「ファイル管理」と「メール受取」という画面が追加されます。

ファイル管理機能とは？

ファイル管理機能の詳細はこちらのヘルプ記事をご覧ください

ファイル管理

URL・メールを使った書類の回収について

支払申請ご利用の企業様向け : 機能変更の内容

すでに「回収した請求書」機能をご利用の場合、今まで発行したURLやメールアドレスは引き続き利用可能です。

請求書を回収した際の申請方法が大きく変わります。

支払申請 未利用の企業様向け : 新しい機能のご案内

今まで、支払申請を利用している企業様のみに提供していた「URL・メールを使った書類回収」機能、バクラク申請・経費精算をご利用の全企業様ご利用できるようになりました。

機能の詳細についてはこちらをご覧ください

URL受取設定

メール受取設定

従業員の方へのご案内について

ファイル管理機能のリリースに合わせて、A4 2枚の操作マニュアルをご用意いたしました。

ファイル管理機能のご案内(従業員の方向け) 

従業員の皆様へ、ぜひご案内いただけると幸いです。

機能リリースに伴う、従業員の皆様から頂戴しそうな質問について

本機能リリースに伴い、従業員の皆様から頂く可能性がある質疑をまとめております。

Q : メールやURLでの回収機能を使いたい場合はどうすればよいか？

管理者の方にURL、メールの発行をご依頼ください。

管理者の方は、URL受取設定、メール受取設定から、URLやメールアドレスを作成ください。

Q : 添付ファイルがないメール(メール本文に記載のURLから請求書をダウンロードするなどの形式)が届く場合はどうすればよいか？

メール受取 画面の「ファイル管理へ取込前」のタブにメールが表示されます。お手数ですが、手動でダウンロードし、ファイル管理に直接アップロード もしくは申請に直接添付ください。

Q : 過去に申請で利用したファイルが「未申請」のタブに表示されています。どのような理由ですか？

ファイルが申請に紐づいている場合、申請のステータスによって分類されます。

• 未申請：下書き、却下、取消済、承認後取消、削除済
• 申請済：進行中、承認済、差し戻し

ファイル管理の一覧画面で「紐づく申請」の列に、書類が申請で利用されている場合の申請Noとステータスが表示されています。

もし今後申請に利用しないファイルはゴミ箱に移動をお願いします。ゴミ箱への移動は、チェックボックスで複数のファイルを選択し一括で移動可能です。

Q : ファイル管理の一覧画面で金額・取引先などが[ - ] と表示されてしまう理由はなんですか？

ファイル管理に表示される「金額」「取引先」「書類上の日付」はファイルをアップロード/回収した際にOCRで読み取った値が表示されます。

OCRでの読み取りが正しく行われなかった場合、表示が [ - ]となります。こちらの表示、大変申し訳ございませんが修正ができないものとなっております。
継続してOCRの精度向上に努めてまいります。